Les missions du poste
Sous la responsabilité de la Directrice, vous assurez des missions liées à l'accueil, l'administratif et la communication. Poste clef dans le fonctionnement quotidien de l'établissement, il est le relais entre les élèves, les familles, les enseignants et l'administration.
ADMINISTRATIF
-Accueil physique et téléphonique
-Gestion des flux de communication internes/externes
-Gestion de l'ensemble des tâches administratives du service : courriers, emplois du temps des enseignants, des élèves, fiches de présence, occupation des salles, affichages divers et autres
-Suivi du budget de fonctionnement, des dossiers de demandes de subventions et de la facturation, demandes de devis,
-Gestion administrative du parc instrumental (suivi des contrats de locations, mise à jour des listings)
-Suivi administratif de la scolarité : inscriptions, bulletins semestriels, emploi du temps etc. via le logiciel Opentalent
-Suivi des demandes techniques et des réparations nécessaires dans l'enceinte de l'établissement
COMMUNICATION
-En lien avec le service support : créer des outils de communication via les logiciels spécifiques
-Mise à jour des différents canaux de communication : blog de l'établissement, Facebook, chaîne Youtube, ...
Conditions particulières d'exercice :
-Présence lors des évènements de l'établissement : aide diverse, photos, accueil du public, etc.
-Travail obligatoire les mercredis // Pas de télétravail
Le profil recherché
SAVOIR FAIRE
- Maîtriser les logiciels et outils de bureautique et téléphoniques (suite Office, world, excel)
- Maîtriser les logiciels de communication (Indesign, canva, photoshop...)
- Aisance d'expression orale et qualités rédactionnelles confirmées - bon niveau de français
- Sens des priorités et gestion du temps et des urgences - Réactivité
- Capacité à rendre compte de manière claire et synthétique
- Savoir organiser son travail en fonction des consignes écrites ou orales et respecter les délais
SAVOIR ÊTRE
- S'adapter à des situations de travail différentes et hiérarchiser les priorités
- Qualités relationnelles (disponibilité, diplomatie, sens de l'écoute et de la reformulation)
- Autonomie, adaptabilité, capacité d'organisation, prise d'initiative - Rigueur
- S'intéresser à la vie culturelle de la Ville de Montbard et au rayonnement du C.R.C. sur le territoire
- Obligation de réserve, de discrétion et de confidentialité, neutralité en tous domaines
- Sens du service public et de l'intérêt général
PROFIL SOUHAITE
BAC pro mini - Bac +2 souhaité dans le domaine tertiaire
Expérience significative confirmée d'au moins deux ans (y compris alternance)
Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et du cadre administratif
Compétences requises
- Gestion de l'emploi du temps
- Accueil de la clientèle
- Logiciels bureautiques
- Traitement du courrier