Assistante de Direction H/F - 71

Descriptif Le Centre Hospitalier de Montval sur loir recrute un ou une assistante de direction en remplacement à temps plein:
Missions générales :
Assistante de direction
Assiste le Directeur dans ses missions quotidiennes :
- En le déchargeant au maximum des aspects matériels de ses fonctions
- En anticipant au maximum ses attentes au vu de l'agenda
- En veillant aux échéances du calendrier et à ce qu'elles impliquent

Missions permanentes :

Mission 1 : Secrétariat
1. Reçoit et gère les appels téléphoniques du secrétariat de direction
2. Assure des missions de secrétariat pour le Directeur
3. Gère le courrier de la direction et assure sa diffusion
4. Enregistre le courrier entrant et sortant
5. Frappe et diffuse des notes de service et d'information
6. Classe et archive les documents du secrétariat (documents papier et dématérialisé)
7. Accueille et prend en charge les visiteurs
8. Oriente les demandes des interlocuteurs internes et externes
9. Gère les fournitures de bureau pour la direction
10. Gère la maintenance du photocopieur
11. Gère le planning de réservation des salles et la flotte automobile
12. Etablit le planning des gardes administratives et des congés de l'équipe de direction
13. Membre du comité de rédaction du journal interne

Mission 2 : Assiste le Directeur
1. Gère l'agenda du Directeur et sécurise la planification de tous les rendez-vous
2. Organise ses déplacements et les réunions
3. Gère la messagerie : oriente les mails vers le Directeur et vers les autres personnels de l'établissement concernés
4. Propose au Directeur des courriers et des réponses à des courriers reçus
5. Met à jour l'annuaire téléphonique interne, l'organigramme administratif et les tableaux d'affichage
6. Assure la fonction de pivot de l'information

Mission 3 : Suivi des instances de l'établissement
1. Planifie les instances et les comités de direction en lien avec les responsables concernés par les autres instances (CSE, F3SCT, CDU, CME, CSIRMT)
2. Prépare et envoie les convocations et les documents pour le Directoire, la CME et le Conseil de surveillance
3. Rédige les comptes-rendus des instances et les diffuse après validation par le Directeur
L'assistante de direction s'occupe de la communication de l'établissement.

Niveau de formation requis :
Formation Bac +2 minimum.
Conditions de travail :
Quotité de travail : 100 %
- 37 h 30
- Repos fixes le samedi, dimanche et fériés.
- Rémunération : Grille indiciaire de la Fonction publique hospitalière pour les candidats fonctionnaires.